Een bedrijfsbegroting maken: de 3 meest gemaakte fouten
Na de zomer is het weer zover: u moet bezig met de bedrijfsbegroting voor komend jaar. Met een goede begroting kunt u de risico’s van projecten inschatten en op basis daarvan keuzes maken. De begroting vormt dus de basis van uw beslissingen voor het bedrijf. Als de begroting dan niet realistisch blijkt te zijn, is dat heel vervelend. Sommige keuzes kunt u niet meer terugdraaien, met mogelijk grote gevolgen van dien. Hoe kan het dat de begroting niet klopt?
Een accurate planning & control cyclus is essentieel
Vaak ligt het probleem van een niet-realistische begroting een stap ervoor; bij de planning & control cyclus. Met een goede planning & control cyclus kunt u meer uit uw bedrijfsadministratie halen en uw organisatie of project overzichtelijk plannen en beheersen. Het mooie hiervan is dat de hele organisatie samenkomt in deze cyclus; het is niet alleen de verantwoordelijkheid voor de afdeling Financiën. De p&c cyclus is daarmee een essentiële tool voor je stuur- en managementinformatie. Of u het voor een project gebruikt of voor de gehele bedrijfsvoering; de cyclus bevat waardevolle informatie voor het management. En wanneer deze informatie op orde is, wordt het opstellen van de begroting niet tijdrovend of onrendabel.
De 3 meest gemaakte fouten bij het maken van een bedrijfsbegroting
Zolang de p&c cyclus op orde is en goed wordt onderhouden, blijft de informatie in de begroting accuraat. Maar als deze cyclus niet goed wordt gevolgd klopt de informatie in de begroting niet meer. We zien dat vaak dezelfde fouten worden gemaakt bij het opstellen van een begroting. Wilt u zorgen dat uw bedrijfsbegroting wél klopt? Stap dan niet in deze drie veelgemaakte valkuilen:
1. De bedrijfsbegroting is gebaseerd op het verleden
Het ligt voor de hand om de resultaten van afgelopen jaar als uitgangspunt te nemen voor het komende jaar. Indexeren en voortborduren op behaalde resultaten is relatief veilig en betrouwbaar. Toch is dit niet altijd een verstandig uitgangspunt. De begroting moet niet de basis en het kader vormen voor de plannen voor het komende jaar, maar de plannen vormen een basis voor de begroting. Een goede begroting is dan ook een vertaling van de ambitie voor het komende jaar. Zorg dus dat de begroting aansluit bij de bedrijfsambities en kijk naar de toekomst.
2. De begroting is opgesteld door (te) weinig mensen
De begroting heeft betrekking op de hele organisatie. Toch wordt de begroting nog te vaak opgesteld door een selecte groep mensen, of soms zelfs maar door één persoon. Dit kan resulteren in een begroting die niet aansluit bij de werkelijkheid en dus contraproductief werkt. U hoeft natuurlijk niet elke medewerker te betrekken, maar denk na over welke personen u wél moet betrekken. Input vanuit meer afdelingen van het bedrijf zorgt niet voor een vraag naar extra budget, maar levert juist ideeën op voor verdere groei. En dat is wat elke ondernemer wil.
3. De begroting wordt niet of onvoldoende gedeeld binnen de organisatie
Draagvlak is key! Het is een open deur, maar we zien nog te vaak dat er buiten de afdeling Financiën geen of te weinig begrip is van de begroting. Om een begroting daadwerkelijk te kunnen gebruiken in de p&c cyclus is het belangrijk dat de hele organisatie betrokken is. Betrokkenheid zorgt ervoor dat afdelingen en medewerkers zich zullen inspannen om actief bij te dragen aan de gemaakte afspraken in de begroting. Vergroting van het kostenbewustzijn binnen afdelingen zorgt voor een ongekende dynamiek. Wees niet te benauwd en deel de verantwoordelijkheid voor de financiën.
Wilt u meer halen uit uw bedrijf?
IPN neemt uw bedrijf onder de loep! Hoe financieel gezond is uw organisatie? Houd grip op uw bedrijf en vraag de gratis IPN Bedrijfsanalyse aan. U ontvangt concrete verbeterpunten waarmee u vooruit kunt. Met IPN kunt u zich blijven focussen op wat u het liefst doet: ondernemen.
